Experience Sharing – Tiếng Anh giao tiếp tinh gọn nơi công sở – Phần 1
Khi làm việc cho các công ty nước ngoài, việc giao tiếp tốt bằng tiếng Anh (cả nghe, nói và đọc, viết) là rất quan trọng. Với những người làm data mà có background từ các khối ngành kinh tế thì thường tiếng Anh không phải là một rào cản quá lớn. Tuy nhiên, với nhiều người khác, đặc biệt là những người có background từ các khối ngành kĩ thuật thì nhiều khi tiếng Anh lại là một điểm yếu chí mạng, đặc biệt là tiếng Anh giao tiếp.
Để cải thiện năng lực giao tiếp tiếng Anh (cả nghe, nói và đọc, viết, nhưng đặc biệt là năng lực nghe và nói) thì có một số điểm ta cần lưu ý như sau:
- Bồi đắp nền tảng tiếng Anh cơ bản (ngữ pháp cơ bản, cách sử dụng các mẫu cao giao tiếp cơ bản, …) là cần thiết. Nó giúp tăng năng lực xử lý ngôn ngữ tiếng Anh của ta khi tiếp nhận (đọc, nghe) và năng lực sử dụng tiếng Anh để tạo ra nội dung mới (viết, nói). Nếu năng lực này kém thì sẽ ảnh hưởng năng suất lao động do không phải lúc nào chatgpt hay những phần mềm tương tự cũng hỗ trợ được, hoặc hỗ trợ chỉ được một cách hạn chế
- Học tiếng Anh cũng như học các tiếng nước ngoài khác thực chất là học cả văn hoá chứ không phải chỉ học tiếng, cũng giống như học lập trình là học cả cách tư duy, các khái niệm về lập trình, xử lý vấn đề, … chứ không chỉ là học syntax. Chính vì vậy, dù bạn có học tiếng Anh qua sách vở, qua Youtube, qua lớp học IELTS, TOEIC, hay bất cứ hình thức nào khác, nếu bạn học tử tế và để ý tìm hiểu, nắm bắt về văn hoá của những nơi sử dụng tiếng Anh (ví dụ như Âu, Mỹ, Úc chẳng hạn) thì bạn sẽ sử dụng tiếng Anh một cách hiệu quả và đầy hứng khởi.
- Việc bổ túc tiếng Anh bằng cách học thi các chứng chỉ như IELTS chẳng hạn có tốt hoặc có cần thiết không thì dựa vào 2 điểm nêu trên là bạn đọc có thể phần nào tự trả lời được. Tuy nhiên, tôi có thể sẽ có 1 bài viết phân tích kĩ hơn vấn đề này.
Tuy nhiên, dù bạn có giỏi tiếng Anh đến đâu mà không có điều kiện thực hành giao tiếp trực tiếp nhiều với người bản xứ, đặc biệt là trong bối cảnh công sở, thì cũng vẫn sẽ gặp những khó khăn, bỡ ngỡ nhất định. Cá nhân tôi là một người ham mê tiếng Anh, đã từng thi IELTS đặt 8.5 và đi dạy IELTS nhiều năm nhưng khi bắt đầu làm việc remote mà phải sử dụng 100% tiếng Anh thì cũng vẫn gặp nhiều khó khăn do tôi chưa từng có một thời gian sinh sống hay làm việc đủ lâu trong môi trường có nhiều người bản xứ.
Chính vì vậy, bài viết này nhằm chia sẻ một số nguyên tắc, kinh nghiệm, mẫu diễn đạt mà tôi đúc kết lại cho việc giao tiếp bằng tiếng Anh trong công việc được đơn giản và hiệu quả. Nếu bạn cũng đang làm việc từ xa và đang làm trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc làm data thì bài viết này sẽ càng hữu ích. Bài viết này không tập trung vào các thuật ngữ tiếng Anh chuyên môn kĩ thuật vì khi bạn làm nghề gì thì bạn buộc phải tự tìm hiểu và biết tên tiếng Anh của các thuật ngữ chuyên môn đó.
Phần 1 này bao gồm các mẫu diễn đạt khi giao tiếp nói và giải thích, ví dụ để giúp bạn giao tiếp thông thường tại chốn công sở và khi làm việc từ xa được đơn giản, nhanh gọn, hiệu quả.
Lưu ý:
- Trong các mẫu câu bên dưới, dấu ngoặc nhọn {} nghĩa là bắt buộc, dấu ngoặc vuông [] nghĩa là không bắt buộc (optional)
- Ngôn ngữ nào thì cũng đa dạng và có rất nhiều cách diễn đạt cho cùng một vấn đề, tuy nhiên tôi đã chắt lọc ra các cách diễn đạt mà tôi cho rằng tốt, gọn gàng, đa năng để các bạn đỡ phải nhớ nhiều và thay vào đó tập trung vào việc sử dụng chúng thành thạo và tự tin. Với những bạn có tiếng Anh tốt thì hoàn toàn không cần thiết phải dập khuôn chỉ sử dụng các cấu trúc như dưới đây.
- Các ví dụ tôi cố tình viết với ngôn ngữ nói đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ nhất có thể thay vì dùng những từ phù hợp và hay nhất, vì vậy một số câu có thể dùng từ chưa được hay hoặc chưa thực sự chuẩn về ngữ pháp. Tuy nhiên, tôi cho rằng nó dễ nhớ và dễ dùng hơn cho những bạn mà tiếng Anh còn hạn chế.
- Một nguyên tắc quan trọng để giao tiếp tiếng Anh hiệu quả khi trình độ còn hạn chế đó là dùng nhiều câu đơn và ví dụ thay vì cố gắng dùng câu phức tạp để truyền tải ý tiếng Việt. Ví dụ: thay vì nói là “To optimize data retrieval speed, we have implemented partitioning and indexing on high-frequency tables, ensuring that the database can handle large volumes of queries more efficiently.” ta có thể nói là: “We have made querying/selecting data faster. We added partitions and indexes to some tables. Many applications and users use these tables. This way, the database can handle many queries.” Ta thấy rằng cách thứ 2 dài dòng hơn và kém mượt hơn, và cũng không dùng được một số keyword hay như “data retrieval”, “large volumes”. Vì vậy mà cách diễn đạt của bạn nghe sẽ chưa được hay, nhưng bù lại nó dễ nói và vẫn truyền tải chính xác thông tin.
Happy learning!
| Nhóm câu | Mẫu câu |
| Giao tiếp xã giao cơ bản | Giao tiếp xã giao (tiếng Anh gọi là small talk) là việc mà ai cũng cần làm, dù bạn có thích hay không. Với các bạn giỏi tiếng Anh, việc này không quá khó (dù để giỏi small talk là không dễ). Tuy nhiên, nếu tiếng Anh không tốt thì bạn cũng đừng ngại, hãy tập trung sử dụng các mẫu câu hết sức căn bản dưới đây và luôn nở nụ cười trên môi, bạn sẽ thấy để giao tiếp cơ bản được ở công sở không hề khó. Tuy nhiên, nếu bạn muốn nâng trình độ giao tiếp lên (ví dụ như để tạo ấn tượng đặc biệt hoặc để lấy được thêm nhiều thiện cảm từ các đồng nghiệp khác hoặc để đi gặp đối tác và bán hàng chẳng hạn) thì chắc chắn chỉ những mẫu câu dưới đây là không đủ.
Good morning/afternoon/Hi + [tên]. How are you? -> mẫu câu chào hỏi đơn giản, dễ dùng. Lưu ý là nếu ai đó chào và hỏi bạn “How are you?” hay một câu nào tương tự thì bạn cũng cần phải chào lại và hỏi lại người ta là “How are you?”. Người Việt Nam đôi khi không có thói quen này và một số người phương Tây khó tính sẽ cho là bạn không lịch sự. Hey + {tên}, + {ý muốn nói} -> nghĩa là “này ABC, + {ý muốn nói}”. Đây là một cách đơn giản (dùng cho cả văn nói và văn viết) để gọi một ai đó mà bạn đã khá thân thiết (cùng team hoặc từng làm việc với nhau). Ví dụ: Hey Rob, have you done the survey I sent this morning? Khi giao tiếp trực tiếp (nói chuyện) với lãnh đạo cấp trên, nếu người đó có vị trí cao trong công ty, có phong thái lịch sự, giữ khoảng cách giữa sếp và nhân viên, hay muốn nhân viên giao tiếp một cách trang trọng với mình thì tốt nhất bạn nên lịch sự và tránh dùng “hey”. Hãy cứ giao tiếp bằng cách nói thẳng vào vấn đề, chào hỏi lịch sự và khi kết thúc cuộc nói chuyện nên có một lời cảm ơn xã giao nhưng lịch sự, ví dụ: “Thank you for your time today, + {tên lãnh đạo}” Goodbye + [tên]. Have a nice day/See you soon. -> nghĩa là “Chào + [tên]. Chúc bạn một ngày tốt lãnh / Gặp lại sớm nhé.” Nếu đây có thể là lần cuối bạn gặp người đối diện trong ngày thì hãy dùng “have a nice day”. Nếu bạn biết là trong ngày bạn còn gặp lại người đó thì chỉ cần nói “Goodbye” thôi hoặc “Goodbye + [tên], see you soon” Một số mẫu câu dưới đây giúp bạn mở rộng chủ đề cuộc nói chuyện ra thêm: Did you do anything fun over the weekend? -> câu này cụ thể hơn một chút so với “How was your weekend?” và sẽ giúp người đối diện cảm thấy muốn chia sẻ thêm thông tin hơn về cuộc sống của họ. Nếu bạn chỉ hỏi “How…” thì đôi khi người kia sẽ chỉ phản xạ lại và trả lời rằng “not much” hoặc tương tự, và sau đó ta sẽ không có nguyên liệu gì để tiếp tục câu chuyện cả. Nên dùng câu này vào thứ 2 khi gặp lại đồng nghiệp. By the way + [tên người], have you heard about + {tên sự vật/sự việc}/ have you ever done/played/seen/used/been to… + {tên sự vật/sự việc} -> nghĩa là “mà này [tên người], bạn đã nghe nói đến … chưa? / bạn đã bao giờ làm/chơi/xem/sử dụng/đi đến … chưa? Sử dụng “by the way” sẽ giúp bạn chuyển ý mượt mà hơn, giúp người đối diện đỡ giật mình khi đột nhiên bạn hỏi về một chủ đề không liên quan đến công việc. Ví dụ:
That sounds great/interesting/fun/scary/… Tell me more about it. -> nghĩa là “nghe hay thế/thú vị thế/sợ thế/…Bạn nói thêm về việc đó đi”. Ta dùng mẫu câu này để đưa nhanh 1 comment thể hiện cảm xúc của mình khi người khác kể chuyện. Sau khi comment như này thì nên hỏi thêm nữa về vấn đề mà người kia đang kể, để khuyến khích họ tiếp tục cung cấp thêm thông tin, để kéo dài thêm câu chuyện. Có rất nhiều cách hỏi thêm thông tin khác nhau tuỳ vào bối cảnh và nội dung câu chuyện, nhưng nếu cần một câu chung chung nhất thì bạn có thể nói là “tell me more about it”. |
| Đưa ý kiến, nhận định của cá nhân | I think + {ý kiến}
-> đây là cách diễn đạt đơn giản, trực diện, hiệu quả In my experience, + {ý kiến} -> nghĩa là “theo kinh nghiệm của tôi thì …” To go with something. Quá khứ đơn là “went with something” -> nghĩa là đồng ý và quyết định sẽ thực hiện theo 1 ý kiến, đề xuất nào đó. Nếu bạn thấy khó nhớ cách diễn đạt này, hãy dùng “to choose something. Quá khứ đơn là “chose something”. Ví dụ 1: I think we should go with John’s solution. (Tôi nghĩ là chúng ta nên chọn và thực hiện giải pháp của John) Ví dụ 2: I went with full-load for ETL because it’s more simple. (tôi lựa chọn giải pháp ETL full-load vì nó đơn giản hơn các giải pháp khác) I did something. This is because + {lí do} -> cách diễn đạt này trực diện, rõ ràng, tiết kiệm thời gian hơn là cách diễn đạt truyền thống kiểu Việt Nam là dẫn nguồn, nêu bối cảnh khá dài dòng rồi mới nêu thông tin chính. Nếu bạn giao tiếp tốt thì cách nào cũng được, nhưng nếu tiếng Anh còn hạn chế thì tốt nhất cứ nói thẳng ra là mình đã làm gì, sau đó giải thích vì sao lại làm như vậy. Bạn có thể trình bày cả hành động và giải thích (because) trong 1 câu, nhưng tôi để thành 2 câu vì như vậy sẽ dễ hơn để các bạn nói cho đủ ý, nhất là với các bạn tiếng Anh còn hạn chế Ví dụ: I went with a one big table instead of dimensional modeling. This is because I want to have a quick PoC. If the data analysts say that this dataset works, we will do dimensional modeling. |
| Đưa ra thông tin | Hơi khác so với đưa ra ý kiến, khi đưa ra thông tin thì có hai kiểu. Ta hoặc là biết rất rõ chi tiết, nguồn gốc thông tin, hoặc là nhớ không rõ lắm. Việc đưa thông tin chuẩn xác là rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến công việc của người khác. Trong từng trường hợp, ta có thể giao tiếp như sau:
Biết rất rõ thông tin:
Không thực sự biết rõ hoặc không nhỡ rõ thông tin:
|
| Hỏi để làm rõ thông tin | Thường thì hỏi lấy thông tin khá đơn giản (muốn gì thì cứ hỏi thẳng điều đó là dễ nhất, đừng lòng vòng).
Còn nếu cần nhờ người khác cung cấp thêm hoặc làm rõ thêm về một số thông tin thì ta có thể sử dụng các mẫu câu sau: I would like to know more about ABC. + [đưa câu hỏi cụ thể] -> nghĩa là “tôi muốn biết thêm về vấn đề ABC, sau đó đưa ra câu hỏi cụ thể là mình muốn biết thêm về cái gì trong ABC. Tuỳ vấn đề mà cần đưa ra câu hỏi cụ thể hay không. Dùng “I would like” cho nó lịch sự hơn là “I want”. Tuy nhiên, tuỳ bối cảnh mà bạn lựa chọn cho phù hợp. Ở đây, tôi muốn giảm tải các mẫu câu bạn phải nhớ và tạo thói quen giao tiếp lịch thiệp, nên chọn cấu trúc “I would like to do something”. Could you please talk more about XYZ? + {đưa câu hỏi cụ thể} -> nghĩa là “bạn vui lòng nói thêm về vấn đề XYZ với, tôi muốn biết thêm là {câu hỏi cụ thể}. Cấu trúc “could you please” dùng để yêu cầu ai đó làm gì cho mình một cách lịch sự. Ví dụ: Could you please talk more about requirement number 4? What exactly do you want to know about “customer behavior”? (Do you want to see just pageview activities or also button clicking, scrolling, and other things too?) So when you say + {quote lại cụm từ, câu chữ của người kia}, do you mean that + {đưa ra cách hiểu của mình} -> nghĩa là “khi bạn nói là abc thì có phải ý bạn là xyz không? Cách diễn đạt này rất quan trọng và sẽ cần dùng thường xuyên để giúp chúng ta hiểu đúng ý của người đối diện. Note: chính xác nhất thì phải là “so when you said” (quá khứ đơn), nhưng để giao tiếp cho đơn giản thì trong trường hợp này ta cứ dùng hết thì hiện tại đơn, người đối diện vẫn hiểu được dễ dàng. Ví dụ: So when you say “load this data into our system”, do you mean that we will load the json files into a table in our Postgre database or just store the files in blob storage? |
| Báo cáo tiến độ công việc | I have finished + {tên công việc}
-> nghĩa là “tôi đã làm xong việc …” Today, I will work on + {tên công việc} -> nghĩa là “hôm nay tôi sẽ làm việc …” I am working on + {tên công việc}. I aim to finish this by + {ngày/giờ} -> nghĩa là “tôi đang làm việc … Tôi đặt mục tiêu/dự kiến sẽ làm xong vào lúc …” |
| Brainstorm, trao đổi, tranh luận, họp hành | Hỏi/mời mọi người tham gia cuộc trao đổi, cuộc họp:
Let’s have a call/meeting this Thursday/on Sep 19 on this. I will invite Mr. A and Ms. B as well. -> nghĩa là “hãy có một cuộc gọi / tổ chức một cuộc họp vào thứ 5 này/ vào ngày 19 tháng 9 về vấn đề này. Toôi sẽ mời cả ông A và bà B. Hi + {tên người}. Are you free/available on Sep 19 morning? -> nghĩa là “Chào {tên người}. Bạn có thời gian vào sáng ngày 19/9 không? Dùng mẫu câu này để hỏi xem ai đó có rảnh không để còn mời họp. Sau đó ta sẽ giải thích lí do và thành phần tham gia cuộc họp cho họ. Trong cuộc trao đổi: Here is the agenda for this session:
-> dùng mẫu câu này để bắt đầu buổi trao đổi và đưa ra các nội dung chính cần trao đổi Does anyone have some thoughts/ideas on this? -> nghĩa là “có ai có suy nghĩ gì / ý kiến gì về vấn đề này không”. Dùng cách này để khuyến khích, yêu cầu mọi người cho ý kiến Thank you very much, + {tên người}. I would like to hear what others think. -> nghĩa là “Cảm ơn {tên người} (vì đã nêu ý kiến). Tôi muốn nghe ý kiến của những bạn khác nữa.” How about we + {hành động}? -> nghĩa là “hay là chúng ta {hành động gì đó}”. Đây là cách rất dễ để nêu ra 1 ý kiến khác. Sau đó tốt nhất bạn nên đưa thêm chi tiết và giải thích thêm về ý kiến của mình. Ví dụ: How about we only keep data of the last 5 days instead of all data? I think we have some ways to do this. We can ABC, or we can DEF, or we can XYZ, … -> dùng mẫu câu này để nêu ra một loạt ý giải pháp mà bạn đã nghĩ ra How can we + {tên hành động}? -> Ví dụ: How can we scale this? How can we make this faster? … Kết thúc buổi trao đổi: OK. To sum up, + {liệt kê các điểm đã trao đổi và thống nhất hành động} -> dùng mẫu câu này để tổng kết lại buổi trao đổi, cuộc họp. Ví dụ: OK. To sum up:
Thank you everyone for joining this session. Goodbye and have a nice day! -> dung câu này để cảm ơn và kết thúc buổi trao đổi |
| Khen ngợi người khác | Thank you very much for {doing something}
Kudos to the whole team for making this a success Kudos to you for doing a great presentation … |