Experience Sharing – Tiếng Anh giao tiếp tinh gọn nơi công sở – Phần 2
Tiếp nối bài viết Tiếng Anh giao tiếp tinh gọn nơi công sở – Phần 1, phần 2 này sẽ nêu ra một số các cách diễn đạt trong tiếng Anh của một số trường hợp cụ thể thường gặp trong công việc, đặc biệt là việc làm remote. Trong thời buổi AI hiện nay, các bạn hoàn toàn có thể dùng AI để tự học các mẫu câu giao tiếp, tuy nhiên mình vẫn muốn viết tiếp Phần 2 này vì nó xuất phát từ kinh nghiệm thực tế của bản thân mình, và đã được mình chắt lọc, nên chắc sẽ có những giá trị nhất định cho bạn đọc.
Nhắc lại một số lưu ý ở Phần 1:
- Trong các mẫu câu bên dưới, dấu ngoặc nhọn {} nghĩa là bắt buộc, dấu ngoặc vuông [] nghĩa là không bắt buộc (optional)
- Ngôn ngữ nào thì cũng đa dạng và có rất nhiều cách diễn đạt cho cùng một vấn đề, tuy nhiên tôi đã chắt lọc ra các cách diễn đạt mà tôi cho rằng tốt, gọn gàng, đa năng để các bạn đỡ phải nhớ nhiều và thay vào đó tập trung vào việc sử dụng chúng thành thạo và tự tin. Với những bạn có tiếng Anh tốt thì hoàn toàn không cần thiết phải dập khuôn chỉ sử dụng các cấu trúc như dưới đây.
- Các ví dụ tôi cố tình viết với ngôn ngữ nói đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ nhất có thể thay vì dùng những từ phù hợp và hay nhất, vì vậy một số câu có thể dùng từ chưa được hay hoặc chưa thực sự chuẩn về ngữ pháp. Tuy nhiên, tôi cho rằng nó dễ nhớ và dễ dùng hơn cho những bạn mà tiếng Anh còn hạn chế.
- Một nguyên tắc quan trọng để giao tiếp tiếng Anh hiệu quả khi trình độ còn hạn chế đó là dùng nhiều câu đơn và ví dụ thay vì cố gắng dùng câu phức tạp để truyền tải ý tiếng Việt.
Ví dụ: thay vì nói là “To optimize data retrieval speed, we have implemented partitioning and indexing on high-frequency tables, ensuring that the database can handle large volumes of queries more efficiently.”
Ta có thể nói là: “We have made querying/selecting data faster. We added partitions and indexes to some tables. Many applications and users use these tables. This way, the database can handle many queries.”
Ta thấy rằng cách thứ 2 dài dòng hơn và kém mượt hơn, và cũng không dùng được một số keyword hay như “data retrieval”, “large volumes”. Vì vậy mà cách diễn đạt của bạn nghe sẽ chưa được hay, nhưng bù lại nó dễ nói và vẫn truyền tải chính xác thông tin.
Happy learning!
| Tình huống | Mẫu câu |
| Trao đổi về lịch để chuẩn bị cho cuộc họp | When are you free?
-> nghĩa là “Bạn có thời gian vào lúc nào (để tôi mời họp)?” Đây là cách hỏi trực diện và đơn giản. Tất nhiên có nhiều cách khác hỏi tự nhiên và lịch sự, khéo léo hơn, nhưng nếu bạn không nhớ được hoặc không tự tin, hãy cứ hỏi đơn giản, miễn sao cho đạt được kết quả. What time works for you? -> nghĩa là “Mấy giờ thì phù hợp với bạn?”, thường dùng để hỏi chốt thời gian sau khi đã chốt được ngày họp Does {time} work for you? -> nghĩa là “Lúc … giờ có được không?”, dùng để đề xuất một thời gian và hỏi người kia xác nhận. VD: Does 9am work for you? I’ll send an invite. -> nghĩa là “Tôi sẽ gửi email mời họp”. Bạn nói là “send an inviation” hay “send a meeting invitation” cũng được, nhưng cách này ngắn gọn hơn. Let’s sync up {date}. -> nghĩa là “Hãy gặp nhau (online hoặc offline) để trao đổi vào ngày …”, thường dùng để nói về việc gặp nhau trao đổi thống nhất chi tiết công việc, cập nhật tiến độ. VD: Let’s sync up next Monday. I want to align with you on {something} -> nghĩa là “tôi muốn trao đổi để thống nhất với bạn về [điều gì đó]” Hi [name]. Do you have a moment ? / Do you have any free time today? I’d like to run {something} by you. -> thường dùng khi ta muốn hỏi xem người kia có thời gian không vì ta muốn trình bày cho người kia, show cho họ xem cái gì đó và lấy ý kiến của họ. VD: Hi [name of your boss]. Do you have any free time today? I have a solution for the bug fix and would like to run it by you. I want to walk you through [something] -> nghĩa là “tôi muốn giải thích chi tiết các bước của [cái gì đó] cho bạn” VD: Do you have time for a 30 minute call? I want to walk you through the architecture diagram.
Dưới đây là một ví dụ đơn giản về cách bạn có thể hỏi một người nào đó để mời họp gặp/họp với bạn, bao gồm 3 ý chính là: 1) Hỏi một cách lịch sự để mời họp, 2) Nêu lí do họp, 3) Mục tiêu cần đạt được của cuộc họp: Hey, good morning, John. How are you? … Could we meet for 30 minutes this afternoon? I want to walk you through the issues with the ABC project and our proposed solution. If you agree with the solution, we want to discuss and agree with you on the next steps. |
| Tín hiệu không tốt khi họp online | You’re a bit quiet. Can you speak up or speak closer to the microphone?
-> nghĩa là “Tiếng của bạn hơi nhỏ. Bạn có thể nói to hơn hoặc nói gần microphone hơn được không?”. I think you’re on mute / you’re muted. -> nghĩa là “bạn tắt mic kìa/ bạn quên bật mic kìa” You’re breaking up a little bit. / The audio is a bit choppy -> dùng để mô tả tình huống tiếng của người kia giật cục do tín hiệu không tốt, tiếng nghe được tiếng không. Sorry, I lost you there for a moment. / Sorry, the audio cut out for a moment. Could you please say that last part again? -> Dùng để nhờ người kia nói lại đoạn vừa rồi vì mình không nghe được do tín hiệu không tốt, bị mất tiếng |
| Trao đổi về tiến độ công việc | How’s the progress on ABC project?
-> Dùng để hỏi về tiến độ của dự án ABC It’s on track. -> nghĩa là “Dự án đúng tiến độ” There were some minor delays. -> nghĩa là “có vài chỗ bị chậm tiến độ một chút” Can you give me a rough estimate [on how long that will take]? -> nghĩa là “Bạn có thể cho tôi ước lượng là việc đó sẽ mất khoảng khoảng bao thời gian không?” Rough estimate là dự tính, ước lượng sơ bộ, không cần quá chính xác. We might need to push the deadline back by a week/a few days/… -> nghĩa là “Chúng ta có thể phải lùi deadline lại một tuần/một vài ngày/…” Are there any dependencies we need to worry about? -> dùng để hỏi xem để thực hiện công việc đang thảo luận thì có phải phụ thuộc vào ai, vào điều gì không? Are there any blockers? -> nghĩa là “Có gì đang cản trở, ảnh hưởng công việc của bạn không?”, rất hay dùng trong các buổi daily meeting/daily standup I want to flag/raise an issue with XYZ -> nghĩa là “tôi muốn nêu lên một vấn đề với XYZ”, thường dùng khi ta muốn nêu ra một vấn đề nào đó với mọi người. Can we go over the XYZ document? -> nghĩa là “ta cùng xem/kiểm tra (check) tài liệu XYZ được không” Nếu hơi khó nhờ thì có thể nói đơn giản là “Can you show me the XYZ document? Let’s check it together.” What are the next steps? -> nghĩa là “các việc cần làm tiếp theo là gì? (thường là phải làm sau buổi họp” Let me set up a meeting with ABC team. -> nghĩa là “để tôi tổ chức một buổi họp với nhóm ABC” Let’s schedule a follow-up meeting to discuss XYZ -> nghĩa là “Hãy tổ chức một buổi họp tiếp theo (sau buổi này) để trao đổi vấn đề XYZ (thường là để trao đổi gì đó chi tiết hơn mà buổi họp này chưa phù hợp hoặc chưa đủ thời gian để trao đổi)” Let’s get on a call [with someone] to {do something} -> nghĩa là “Hãy call [với ai đó] để {làm việc gì đó} That sounds good. -> Dùng để thể hiện sự đồng ý với điều người kia đề xuất Is there anything else we need to cover/discuss? -> nghĩa là “Chúng ta còn cần trao đổi vấn đề gì nữa không mọi người?” Thường dùng để hỏi mọi người trước khi kết thúc cuộc họp. We should prioritise ABC. / We should focus on ABC first. -> nghĩa là “Chúng ta nên ưu tiên làm việc ABC trước” |
| Một số từ nói tắt, thuật ngữ có thể gặp khi trao đổi liên quan tới tiến độ công việc | ETA (Estimated Time of Arrival): Thời gian dự kiến hoàn thành công việc
What’s the ETA on [XYZ]? -> nghĩa là “Thời gian dự kiến hoàn thành việc XYZ là khi nào?” T-shirt sizing: Nghĩa là ước lượng ban đầu, tương đối về mức độ phức tạp hoặc nguồn lực phải bỏ ra cho một dự án, công việc nào đó, thường sử dụng các mức độ đánh giá như là Large, Medium, Small (như kiểu cỡ áo vậy, nên mới gọi là T-shirt sizing). Let’s T-shirt size this. / Let’s put a T-shirt size on this -> nghĩa là “Hãy T-shirt size (ước lượng mức độ phức tạp/nguồn lực cần thiết) cho việc này” EOD (end of day) và COB (close of business): Hai khái niệm này đều có nghĩa là cuối ngày, chúng hơi có chút khác biệt nhẹ nhưng ta không cần quá quan tâm vì hầu như chúng được dùng giống nhau. Điều quan trọng là khi ai đó nói với ta là họ cần ta làm xong việc vào EOD hoặc COB của ngày nào đó, thì ta nên confirm lại với họ là EOD/COB của ai (của họ hay của mình, tức là timezone nào) vì trong môi trường làm việc remote thì timezone của mọi người có thể khác nhau, và cụ thể là vào mấy giờ. VD1: A: I need this to be done by COB today. B: Sure. Just to confirm, are we aiming for 5PM UTC/5PM Singapore time/…? VD2: A: I need this to be done by COB today. B: I’ll aim to finish this by your morning/ by 9AM your time tomorrow (vì thường sau khi hết giờ làm việc hôm nay thì người kia cũng sẽ không làm, nên ta có thể thương lượng để xong việc miễn là trước sáng mai giờ của họ là được).
Trong môi trường công sở còn rất nhiều thuật ngữ phổ biến khác (VD: BAU – business as usual, OOO – out of office, …) tuy nhiên mình thấy không có nhiều điểm quá quan trọng hay cần phải lưu ý về cách sử dụng của chúng, và bạn đọc trong quá trình làm việc sẽ tự khắc hiểu và nhớ được, nên không đưa vào đây. Đương nhiên cũng có những thuật ngữ mà mình chưa có dịp tiếp xúc nhiều, nên cũng rất mong nhận được phản hồi, đóng góp thêm từ các bạn đọc giả. |